Milloin viimeksi metsästit kuittia? Hyväksyit laskun, jonka olit jo käsitellyt toisessa järjestelmässä? Selvitit pankkitapahtumaa kirjanpitäjällesi, varmistit palkanmaksun onnistumisen tai kaivoit esiin ALV-ilmoitusta?
Pohjoismaiselle yrittäjälle lista on usein turhankin tuttu. Sunnuntai-ilta, kasa PDF-tiedostoja ja kirjanpitäjän sähköposti, jossa kysytään maaliskuulta puuttuvista kuiteista. Seuraavaksi kirjaudutaan kirjanpito-ohjelmistoon, sitten pankkiin ja lopuksi käyt vielä tarkistamassa, lähtivätkö edellisen kuun palkat varmasti maksuun. Välitä, liitä, selitä, toista.
Mikään tästä ei oikeastaan ole kirjanpitoa. Se on manuaalista tiedonsiirtoa järjestelmien välillä, jotka eivät keskustele keskenään. Last Accounting Companyn missio on poistaa tämä työ yrittäjien ja talousjohtajien pöydältä.
Miksi kirjanpidon käyttökokemus on niin rikki?
Perinteinen taloushallinto ei ole yksi tuote vaan kirjanpitäjien, ohjelmistojen, pankin, Verohallinnon, laskutuksen, palkanlaskennan ja kulusovellusten muodostama kokonaisuus. Lista kasvaa edelleen, kun mukaan lasketaan sähköpostiketjuihin, Slack-keskusteluihin sekä HR-, CRM- ja ERP-järjestelmiin hajautunut tieto. Jokaisella järjestelmällä on oma käyttöliittymä ja näkymä siihen, mitä yrityksessä tapahtui viime kuussa.
Järjestelmät eivät vaihda tietoa riittävän hyvin keskenään. Siksi niiden väliin tarvitaan joku etsimään kuitteja, välittämään laskuja ja sovittamaan yhteen puutteellisia tietoja. Usein tämä joku on yrityksen perustaja tai talousjohtaja.
Toimialan vastaus on kahden viime vuosikymmenen ajan ollut ohjelmistojen parantaminen. Uusi käyttöliittymä ei kuitenkaan poista työtä, jos prosessi sen takana säilyy ennallaan. Kirjanpitäjä toimii yhä asiakkaan järjestelmien ulkopuolella, ja asiakas joutuu siirtämään tietoa niiden välillä. Työ näyttää erilaiselta, mutta sen perusluonne ei muutu.
Miten kirjanpidon pitäisi toimia?
Meidän teesimme on, että kirjanpitopalvelua, ohjelmistoa ja integraatioita ei pitäisi tarkastella erillisinä tuotteina. Niiden pitäisi muodostaa yksi prosessi, joka yhdistyy suoraan yrityksen järjestelmiin, pankkeihin ja viranomaisiin. Työ kuuluu meille, näkyvyys asiakkaalle: talouden tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.
| Nykyinen toimintamalli | Tavoitetila |
|---|---|
| Asiakas etsii kuitit ja tositteet sekä välittää tietoa järjestelmästä toiseen | Data liikkuu automaattisesti ja dokumentit kohdistuvat suoraan oikeisiin tapahtumiin |
| Epäselvyyksiä selvitetään hitaissa sähköpostiketjuissa | Epäselvyydet kysytään kerran firman viestintäkanavassa, ja vastaus muistetaan tulevaa varten |
| Kuukausi suljetaan viikkoja myöhässä | Kirjanpito päivittyy jatkuvasti tapahtumien mukana |
| Palkat, ALV, laskut ja ilmoitukset tarkistetaan eri järjestelmistä | Prosessit automatisoidaan ja kaikki toimii yhdessä paikassa |
| Asiakas toimii järjestelmien välisenä liimana | Last Accounting Company vastaa koko prosessista |
Tätä ajatusta toteutamme Björn Booksilla (tekoälykirjanpitäjällämme). Se hoitaa suuren osan manuaalisesta työstä, jonka pohjalta LAC:n kirjanpidon ammattilaiset (ihmiset) lähettävät lopputulokset eteenpäin.
Asiakkaillemme tämä tarkoittaa kokonaisten päivien edestä säästyneitä työtunteja ja kirjanpitoa, joka on ajan tasalla jatkuvasti sen sijaan, että se päivittyisi 12 kertaa vuodessa.
Tieto sinne, missä sitä tarvitaan
Vaikka pohjalla oleva data olisi kunnossa, ongelmaksi muodostuvat usein saatavuus ja käytettävyys. Vanhan maailman kirjanpidolla on kaksi käyttöliittymää: jonkun vuosia sitten rakentamat hallintanäkymät ja työpäivien tahdissa etenevät sähköpostiketjut. Molemmissa tieto liikkuu, mutta vauhti ja tarkkuus eivät välttämättä vastaa kasvavan yrityksen standardeja.
Sen sijaan dataan pitäisi aina olla pääsy siellä, missä jo työskentelet: Teamsissa, Slackissa tai vaikka WhatsAppissa. Vastausten pitäisi tulla suoraan kirjanpidosta, joka on aina ajan tasalla. MCP:n kautta tietoja voi käyttää suoraan tekoälytyökaluissa. Yhdistä Claude tai ChatGPT kirjanpitoosi ja anna sen poimia luvut hallituksen muistioon, ennusteeseen tai sijoittajapäivitykseen. Käyttöliittymällä ei enää ole väliä. Tärkeintä on, että luotettava data on helposti saatavilla mistä tahansa.
Kirjanpidon ei pitäisi olla vain välttämätön paha
On hyvä pysähtyä miettimään, mitä tarkoitusta kirjanpito lopulta palvelee. Perinteinen kirjanpito on helposti olemassa vain viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Se on lähinnä taaksepäin katsova, määräaikojen ohjaama taakka, jonka lopputulos arkistoidaan ja unohdetaan. Yrityksesi tärkeimmästä talousdatasta, jonka ylläpitämisestä maksat joka kuukausi, jää suurin osa täysin hyödyntämättä.
Aina ajan tasalla oleva kirjanpito muuttaa tämän. Kassan riittävyys, asiakaskohtaiset katteet ja tieto seuraavan rekrytoinnin budjetista ovat teknisesti aina löytyneet kirjoista. Tieto on vain ollut lukittuna vanhentuneen datan ja kankeiden järjestelmien taakse. Kun data on ajan tasalla, pääkirjasta tulee yrityksesi keskeisen tiedon ainoa totuuden lähde. Se alkaa työskennellä ennakoivasti puolestasi: nostaa esiin muutokset, vastaa kysymyksiin ja tukee jokaista tehtävää päätöstä. Lakisääteiset velvoitteet hoidetaan tietenkin edelleen. Ne vain siirtyvät kirjanpidon ja taloushallinnon päätarkoituksesta sen sivutuotteeksi.
Vaihtamisen helppoudesta
Halusimme korjata myös vaihtamisen kustannuksen, koska kirjanpidossa juuri se on usein perinteisen järjestelmän valttikortti.
Mietimme käyttöönoton ja kokeilemisen kokonaan uusiksi. Yhdistäminen vie enintään viisi minuuttia. Kirjaudu pankki- ja Suomi.fi-tunnuksilla yrityksen tilille, niin alamme rakentaa kirjanpitoasi. Kaiken voi ottaa käyttöön yhdeltä istumalta. Irtautuminen vanhasta järjestelmästä tehdään vasta, kun luotat lukuihimme ja prosessiimme enemmän kuin nykyiseen ratkaisuusi.