Milloin viimeksi jahtasit puuttuvaa kuittia? Hyväksyit laskun, jonka olit käsitellyt aikaisemmin? Selvittelit pankkitapahtumaa kirjanpitäjäsi kanssa, tarkistit palkanmaksun oikeellisuuden tai hioit edellisen kuun ALV-ilmoitusta?

Monelle yrittäjälle lista on turhan tuttu. Sunnuntai-ilta, kasa PDF-tiedostoja ja kirjanpitäjä kyselemässä maaliskuun puuttuvia kuitteja. Seuraavaksi kirjaudut Procountoriin tai Netvisoriin, sitten pankkiin ja lopuksi käyt vielä tarkistamassa, lähtivätkö edellisen kuun palkat varmasti maksuun.

Mikään tästä ei loppujen lopuksi ole kirjanpitoa. Se on manuaalista tiedonsiirtoa järjestelmien välillä, jotka eivät keskustele keskenään. Kirjanpito on vain tavattu tehdä näin. Last Accounting Companyn missio on poistaa tämä työ yrittäjien ja talousjohtajien pöydältä.

Miksi kirjanpidon käyttökokemus on rikki?

Perinteinen taloushallinto on kirjanpitäjien, ohjelmistojen, pankin, Verohallinnon, laskutuksen, palkanlaskennan ja kulusovellusten muodostama kokonaisuus. Lista kasvaa entisestään, jos mukaan lasketaan sähköposti- tai Slack-keskusteluihin sekä HR-, CRM- ja ERP-järjestelmiin hajautunut tieto. Jokaisella järjestelmällä on oma käyttöliittymänsä ja näkymänsä siihen, mitä yrityksessäsi tapahtuu päivittäin.

Nykyään tieto järjestelmien välillä on siiloutunutta. Usein järjestelmien välisenä tiedonvälittäjänä joutuu toimimaan yrityksen perustaja tai talousjohtaja, joka jahtaa kuitteja, välittää laskuja ja sovittaa yhteen puutteellisia tietoja.

Toimialan vastaus on kahden viime vuosikymmenen ajan ollut ohjelmistojen parantaminen. Järjestelmän iteroiminen ei kuitenkaan poista yrittäjien työtä, jos prosessi sen takana säilyy ennallaan. Kirjanpitäjä toimii yhä asiakkaan järjestelmien ulkopuolella, ja asiakas joutuu siirtämään tietoa niiden välillä. Työ näyttää toki erilaiselta, mutta sen perusluonne ei muutu.

Miten kirjanpidon pitäisi toimia?

Meidän teesimme on, että kirjanpitopalvelun ja -ohjelmiston ei pitäisi olla erillisiä tuotteita. Niiden pitäisi muodostaa yksi kokonaisuus, joka yhdistyy suoraan yrityksen järjestelmiin, pankkeihin ja viranomaisiin. Työ kuuluu meille, näkyvyys asiakkaalle: talouden tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.

Nykyinen toimintamalli Tavoitetila
Asiakas etsii kuitit ja tositteet sekä välittää tietoa järjestelmästä toiseen Data liikkuu automaattisesti ja dokumentit kohdistuvat suoraan oikeisiin tapahtumiin
Epäselvyyksiä selvitetään hitaissa sähköpostiketjuissa Epäselvyydet kysytään kerran yrityksen viestintäkanavassa, ja vastaus tallentuu jatkoa varten
Kuukauden kirjanpito on valmis viikkoja myöhässä Kirjanpito päivittyy jatkuvasti
Palkat, ALV, laskut ja ilmoitukset tarkistetaan eri järjestelmistä Prosessit automatisoidaan ja kaikki toimii yhdessä paikassa
Asiakas toimii järjestelmien välisenä liimana Last Accounting Company vastaa koko prosessista

Tässä meitä auttaa tekoälykirjanpitäjä Björn. Se hoitaa suuren osan manuaalisesta työstä, jonka pohjalta Last Accounting Companyn kirjanpidon ammattilaiset (ihmiset) tarkistavat ja lähettävät lopputulokset eteenpäin.

Asiakkaillemme tämä tarkoittaa päivien edestä säästyneitä työtunteja ja kirjanpitoa, joka on ajan tasalla jatkuvasti sen sijaan, että se päivittyisi 12 kertaa vuodessa.

Tieto sinne, missä sitä tarvitaan

Vaikka data olisi kunnossa, sen saatavuus ja käytettävyys muodostavat tyypillisesti pullonkaulan. Vanhan maailman kirjanpidolla on kaksi käyttöliittymää: vuosia sitten rakennettu sovellus ja sähköpostiketjut. Molemmissa tieto liikkuu, mutta vauhti ja tarkkuus eivät välttämättä vastaa kasvuyrittäjän standardeja.

Datan pitäisi olla aina vaivattomasti käytettävissä: Teamsissa, Slackissa tai vaikka WhatsAppissa. Vastausten pitäisi tulla suoraan kirjanpidosta, joka on aina ajan tasalla. MCP:n kautta tietoja voi käyttää suoraan tekoälytyökaluilla. Yhdistä Claude tai ChatGPT kirjanpitoosi ja anna sen poimia luvut hallituksen esitykseen, ennusteeseen tai sijoittajapäivitykseen. Käyttöliittymällä ei enää ole väliä. Tärkeintä on, että luotettava data on helposti saatavilla mistä tahansa.

Kirjanpidon ei pitäisi olla vain pakollinen paha

On hyvä pysähtyä miettimään, mitä tarkoitusta kirjanpito lopulta palvelee. Perinteinen kirjanpito on olemassa lähinnä viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Se on lähinnä taaksepäin katsova, määräaikojen ohjaama taakka, jonka lopputulos arkistoidaan ja unohdetaan. Yrityksesi tärkein talousinformaatio, jonka ylläpitämisestä maksat joka kuukausi, jää suurelta osin hyödyntämättä.

Aina ajan tasalla oleva kirjanpito muuttaa tilanteen. Kassan riittävyys, tunnusluvut tai seuraavan huippurekryn budjetti ovat teknisesti aina löytyneet kirjanpidosta. Vastaukset ovat olleet lukittuina vanhentuneiden tietojen ja kankeiden järjestelmien takana. Kun data on ajan tasalla, pääkirjasta tulee yrityksesi keskeisen tiedon ainoa totuuden lähde. Kirjanpito tukee yrityksesi kasvua. Lakisääteiset velvoitteet hoidetaan tietenkin edelleen. Ne kuitenkin siirtyvät kirjanpidon ja taloushallinnon päätarkoituksesta sen sivutuotteeksi.

Vaihtamisen helppoudesta

Haluamme korjata myös kirjanpitäjän vaihtamiseen liittyvät ongelmat, koska kirjanpidossa juuri se on usein perinteisen järjestelmän viimeinen kilpailuetu.

Mietimme käyttöönoton ja kokeilemisen kokonaan uusiksi. Yhdistäminen vie enintään viisi minuuttia. Kirjaudu pankki- ja Suomi.fi-tunnuksilla yrityksen tilille, niin alamme rakentaa kirjanpitoasi. Kaiken voi ottaa käyttöön yhdeltä istumalta. Irtautuminen vanhasta järjestelmästä tehdään vasta, kun luotat lukuihimme ja prosessiimme enemmän kuin nykyiseen ratkaisuusi.

Kiinnostuitko?

Tilaa uudet kirjoitukset sähköpostiisi alta.